Wat zijn gezondheidschecks van projecten?
De Health-check is een reflectieve leeroefening, een momentopname van de status van een project of programma om te bepalen wat er goed gaat en welke gebieden verbetering behoeven. Projectmanagers, sponsors en het projectteam zijn vaak zo betrokken bij de dagelijkse activiteiten dat ze de ware status van een project niet herkennen.
Het doel van de controle is een onafhankelijke beoordeling te krijgen van hoe goed het project of programma presteert in overeenstemming met de doelstellingen en hoe goed het voldoet aan de organisatorische processen of normen. Waarom Health-checks gebruiken? Het is algemeen bekend dat in de meeste zakelijke arena's de kosten van het oplossen van een probleem vele malen hoger zijn dan de kosten van het voorkomen ervan. Dreigende problemen kunnen onopgemerkt blijven of worden genegeerd, omdat het projectteam er vertrouwen in heeft dat de voordelen zullen worden gerealiseerd als ze het plan gewoon volgen. Door op bedrijfsniveau controles uit te voeren op een steekproef van projecten, kunnen veelvoorkomende problemen en niet-nalevingen worden vastgelegd en op een kosteneffectieve manier worden opgelost en toegepast op toekomstige projecten.
Wie moet projectgezondheidscontroles uitvoeren?
Controles kunnen het beste worden uitgevoerd door onafhankelijke beoordelaars - vrij van interne politiek - die een evenwichtig beeld kunnen geven. Aanbevelingen van onafhankelijke beoordelaars worden eerder geaccepteerd en opgevolgd. Het laatste dat u bij een gezondheidscontrole wilt doen, is binnenwandelen en gewoon op een willekeurige manier rondneuzen. Een goede assessor zal een structuur gebruiken zoals de PMBOK (Project Management Body of Knowledge) en zal rekening houden met de unieke aard van de organisatie en haar projectmanagement- en opleveringsmethodes.
Wanneer moet u gezondheidscontroles uitvoeren?
Er zijn twee manieren waarop u de cheques kunt projecteren:
1. Voer uit wanneer het project in moeilijkheden verkeert om te bepalen wat er moet worden opgelost.
2. Als onderdeel van het geplande projectbeoordelingsproces om problemen te identificeren voordat ze zich voordoen. Proactieve controles zorgen ervoor dat het project zo efficiënt mogelijk begint en verloopt, maar een reactieve controle kan een overbudget of een laat project weer op het goede spoor zetten.
Beiden hebben hun plaats - afhankelijk van de grootte van de organisatie en de complexiteit van het project.
Project Health-checks - Wat zijn de waarschuwingssignalen?
Hieronder volgen vijf brede categorieën van waarschuwingssignalen die vrij algemeen zijn voor organisaties die met succes gezondheidscontroles gebruiken om problemen te identificeren: Projectbeheer.
Dit gaat over de verwachte kosten die volgende maand of volgend jaar gemaakt zullen worden - de 'burn rate' van het project. Op basis hiervan Company Check kunt u inschatten wat de kosten zullen zijn en beslissingen over middelen nemen om de toekomst vorm te geven en verliezen te beperken of de ROI te verhogen.
Naleving Naleving gaat over het toepassen van een consistente benadering bij het toepassen van projectmanagement binnen een organisatie. Het gaat erom ervoor te zorgen dat organisatorische methodologieën worden toegepast om de beste praktijken te belichamen, de effectiviteit te verbeteren en de communicatie te stroomlijnen.
Validatie van de Business Case Projecten worden gedaan om vele redenen, waaronder het verhogen van de klanttevredenheid, het verbeteren van de efficiëntie of het ontwikkelen van een nieuw product. De cheque onderzoekt de doelstellingen gedurende de hele levenscyclus van het project en zorgt ervoor dat het project nog steeds gericht is op het grote geheel.
Risico- en probleemoverzicht
Het is niet ongebruikelijk dat managers het 'verplichte' risicobeheer uitvoeren en het plan op de plank laten liggen totdat het project is voltooid. De check onderzoekt het risicobeheerplan, identificeert de tien belangrijkste risico's en geeft aan of deze op de juiste manier zijn aangepakt, en zo niet, dan worden aanbevelingen gedaan voor maatregelen. De "menselijke" factor Projectmanagement is een teamsport. Dienovereenkomstig moet de projectmanager zich zorgen maken over de relaties tussen de verschillende belanghebbenden van het project die het succes kunnen versterken of bedreigen. Relaties hebben constante verzorging nodig. Bij gezondheidscontroles van het project wordt gekeken naar het functioneren van het team, de inzet van sponsors, de klanttevredenheid en andere menselijke factoren die een negatieve invloed kunnen hebben op het project.
Waarschuwingssignalen gebruiken om een probleemproject te redden
Zodra leidinggevenden en managers hebben vastgesteld naar welke tekenen van problemen ze moeten zoeken, is de volgende stap het uitvoeren van de controle en beginnen met het omdraaien van het project. De onderstaande aandachtspunten zijn gegroepeerd in logische onderzoeks- en actiegebieden. De Health-check omvat beoordeling van:
Reikwijdte - initiële definitie, variatie, aanpassing van het plan
Kostenregistratieprocessen, afstemming, projecties en variaties
Geschiktheid tijdschema, valuta, reikwijdte weerspiegeling, gebruik van mijlpalen, tracking, actieplannen
Kwaliteit - Bestaan van een kwaliteitsplan, acties voor kwaliteitsbeoordeling, testen, middelen
Middelen - toereikendheid, geschiktheid, tijdsbesteding, samenwerking, teambeheer, efficiëntie, teammoreel Communicatie - bestaan van een communicatieplan, identificatie en betrokkenheid van belanghebbenden, opkomende problemen, verwachtingsmanagement en monitoring
Inkoop - gebruik van externe middelen, contractonderhandelingen en -beheer
Risico's - bestaan van een risicoplan, betrokkenheid van belanghebbenden, effectiviteit van mitigatiestrategie, evaluatieproces, probleemlogboek, oplossing, escalatieprocessen
Noodplanning - bestaan van een noodplan, onvoorziene testen, robuustheid van onvoorziene gebeurtenissen
Voordelen - beoordeling van verwachte voordelen, veranderingen in relevantie, meting van voordelen, eigendom van levering
Bedrijfsproces - impact op bedrijfsprocessen, implementatie, planning en testen
Training - bestaan van een trainingsplan, tijd om materialen te produceren, beschikbaarheid van trainers, beschikbaarheid van personeel, pilot en evaluatie
Implementatie - bestaan van implementatieplannen, lanceringsondersteuning, autorisatie, leveringscriteria, testen
Governance - bestaan van controlepunten van het management, voldoen aan normen, voortgang door 'gates', tools, vaardigheden en procesgeschiktheid, nalevingscontrole, bedrijfsmethodologie,
Rollen en verantwoordelijkheden - definitie, nauwkeurigheid, teamondersteuning, uitvoerende ondersteuning, verantwoordelijkheden die niet onder de definitie vallen
Documentatie - beschikbaarheid, organisatie, gemakkelijke locatie, versiebeheer, constructie, agenda's en notulen van vergaderingen, handtekeningen, woordenlijst, beslissingsregister
Vereisten - Documentatie, bijhouden van wijzigingen, documentatie van wijzigingen en goedkeuring. Door de tijd te nemen om het project onafhankelijk te laten 'health-checken', kunnen organisaties niet alleen elk potentieel risico vermijden, maar ook bevestigen dat hun projectmanagers niet de top zijn van alle sleutelelementen die het succes van het project verzekeren.
Neem voor hulp bij het uitvoeren van onafhankelijke Project Health Checks voor uw organisatie contact op met Michael Young Transformed.